Import in Agenda FIBU mit digitalem Belegabruf aus Unternehmensportal
Sie verwenden bereits das digitale Belegbuchen aus Agenda FIBU und wollen auch die Belege aus der Rechnungsrakete verbuchen?
Belege mit vorerfassten Daten inklusive digitaler Belegbilder können Sie zu Agenda importieren, damit diese gebucht werden können.
Wenn Sie stattdessen die Belege manuell in Agenda FIBU importieren möchten, lesen Sie bitte hier weiter.
So importieren Sie Belege in Agenda FIBU mit digitalem Belegabruf aus dem Unternehmensportal
Agenda kann sowohl Buchungsvorschläge als auch digitale Belegbilder importieren.
Dazu werden die digitalen Belege aus einem Export direkt an das Agenda Unternehmensportal. Anschließend können Sie diese in Agenda FIBU abrufen und wie gewohnt buchen. Erfahren Sie hier, wie Sie oder Ihr Mandant einen neuen Export erstellen kann.
Sie können dabei wählen, ob die Belegdaten direkt vom Mandanten übernommen werden sollen oder ob Sie die Belegdaten des Agenda Unternehmensportal verwenden möchten.
Bereitgestellte Belege ans Agenda Unternehmensportal übertragen, ggf. müssen Sie eine einmalige Verknüpfung vornehmen
Buchungsvorschläge übernehmen und ggfs. anpassen
Schritt 1 – Bereitgestellte Belege ans Agenda Unternehmensportal übertragen
Klicken Sie im Abschnitt Agenda Unternehmensportal auf “Übertragen” und folgen Sie den Anweisungen. Gegebenenfalls werden Sie von Agenda aufgefordert, sich im Agenda Unternehmensportal anzumelden.
ℹ️ Wenn Sie das erste Mal eine Übertragung für eine:n Mandanten:in durchführen, müssen Sie die Belegordner im Unternehmensportal anlegen, zu denen die Belege übertragen werden sollen. Bei zukünftigen Übertragungen ist dies nicht notwendig.
Die Belegübertragung startet automatisch.
Schritt 1.1. – Ersteinrichtung: Einmalig Belegordner im Unternehmensportal erstellen
Wenn Sie das erste Mal Belege in das Unternehmensportal übertragen möchten, müssen Sie zunächst einen Belegordner im Unternehmensportal anlegen, in dem die Belege abgelegt werden können. In diesem Fall erhalten Sie folgende Meldung:
Klicken Sie auf “Ordner anlegen”, um zum Agenda Unternehmensportal zu gelangen.
Wählen Sie im Unternehmensportal den passenden Mandanten, für den Sie Belegordner verknüpfen möchten und klicken Sie auf “Partner anbinden”. Wählen Sie anschließend die “Rechnungsrakete”, um zur Partnerseite der Rechnungsrakete zu gelangen.
Klicken Sie nun auf Neue Verbindung herstellen, um einen neuen Belegordner mit der Rechnungsrakete zu verknüpfen.
Anschließend kopieren Sie den Ordnernamen von der Übergabeseite in das Textfeld im Unternehmensportal:
Klicken Sie nun auf "OK", um den verknüpften Belegordner zu erstellen. Die Belege werden anschließend automatisch übertragen.
ℹ️ Bereitstellungsoptionen
Agenda überträgt Belege auf zwei Arten zu Agenda FIBU. Sie können im Agenda Unternehmensportal die Einstellung für jeden verknüpften Belegordner anpassen.
| Buchungsvorschlag aus Agenda Texterkennung (Standard) | Wählen Sie diesen Modus, wenn Sie für Ihren Buchungsvorschlag die Texterkennung des Agenda Unternehmensportals verwenden möchten. |
| Buchungsvorschlag mit Belegdaten aus Vorgängersystem | Wählen Sie diesen Modus, wenn Sie für Ihren Buchungsvorschlag die Belegdaten aus der Rechnungsrakete übernehmen möchten, ggf. mit Vorkontierung. |
Schritt 2 – Belege in Agenda FIBU abrufen
Nachdem Sie die Belege übertragen haben, erhalten Sie eine Mitteilung im Agenda Arbeitsplatz, sobald diese zum Abruf in Agenda FIBU bereitstehen: Arbeitsplatz › Agenda › Mitteilungen.
Gehen Sie in die Buchungserfassung, wählen Sie den gewünschten Buchungskreis und klicken Sie auf die Schaltfläche Digitale Belege buchen.
Anschließend wählen Sie den gewünschten Belegordner aus, aus dem Sie Belege verbuchen möchten.
Die Belege werden anschließend in der Belegvorschau geöffnet und können wie gewohnt verbucht werden.
ℹ️ Weitere Informationen zum verbuchen digitaler Belege finden Sie in der Agenda Hilfe Nr. 1200.